今月の事務スケジュール

【今月の事務スケジュール】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　加入事業所様へ2023年04月度の事務スケジュールをご案内申し上げます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　今月の事務スケジュールはこちら

【重要なお知らせ】

■4月が掛金変更月の事業所様へ
4月が掛金変更月の事業所様で、掛金変更をご希望の加入者様がおられる場合は「基準給与変更届」のご提出をお願い致します。
提出期限は4月の事務締切日（4月14日(金)）を順守ください。
なお、アップロードでのご提出をご希望の場合は、事前に基金まで「アップロード用基準給与変更届（csv）」提供の依頼をいただく必要があります。
＞＞詳しくはこちら

■加入者一覧データご提供方法の移行について
電子連携サービスの開始により、加入者一覧データについては各事業所様にてダウンロードいただけるようになりました。
つきましては、株式会社ベター・プレイスが提供するサービス「はぐONE」の「インポート用加入者一覧データ」のご依頼・ご提供は、2023年3月31日をもって終了いたします。

また、電子連携サービスからの加入者一覧データのダウンロードにつきましては、2023年3月8日頃よりダウンロード可能となり、以降毎月10日頃の更新を予定しております。

まだ電子連携サービスのご利用申込がお済でない事業所様は、下記よりお早めにお申し込みをお願いいたします。
＞＞電子連携サービスのご利用申込はこちら

■復職時の「繰下げ終了申出書」の省略化について
これまで、復職時にご提出いただいておりました「繰下げ終了申出書」について2023年3月1日よりご提出の省略が可能となりましたことをご案内申し上げます。
なお、休職時の「繰下げ申出書」のご提出は引き続き必要となります。

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＜復職時にご提出が必要な書類＞
事業所様：資格取得届（再加入）→ご提出必須
加入者様：繰下げ終了申出書　　→省略可能
（事業所様からの再加入（復職）の届出を以って繰下げ終了となります）
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■加入者証の廃止について
2023年3月処理分より加入者証の発行を終了し、毎年お送りする仮想個人勘定残高通知書を「加入者証明」に代えさせて頂きます。
これに伴い、脱退一時金ご請求時にご提出いただいておりました加入者証も、3月以降のご請求分より不要となりますので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。

■届出書類提出期限の法令順守について（再掲）
予てよりおしらせしております通り、2023年4月処理分より事由発生日から30日以内に届出いただいた書類のみ受付いたします。
健全な基金運営にご理解・ご協力を賜りますようお願い申し上げます。
＞＞詳しくはこちら

■電子連携サービス「管理者情報登録完了」のお知らせが届いた方へ
電子連携サービスのインストーラーダウンロードサイトへアクセスいただく際には「VPN接続・操作手順書　補助マニュアル」をお手元にご用意ください。
＞＞当該マニュアルはこちら

■電子連携サービスを利用開始いただいた方へ
早速のご利用開始ありがとうございます。
初回ログイン直後より、最新の加入者一覧データ（csvファイル）をご確認いただけます。
CSVファイルの各項目についての解説は以下リンクよりご確認いただけます。
＞＞加入者一覧_CSV項目説明

■電子連携サービスの新規利用申込をされた事業所様へ
電子連携サービスの利用申込をされた後、基金届出手続き等に関わる事業所担当者の変更があった場合は、HP掲載のアップロード用「事業所担当者登録書（excel）」で
お忘れなくお届け下さい。
＞＞HP届出書類ページはこちら

■【「DirectCloud」受取フォルダのURLのお知らせ】のメール配信について
担当者登録書で頂いたメールアドレス宛に、毎月事務締切日の翌営業日に、新し
い処理月用の「受取フォルダURL」を一斉配信しております。
こちらは、クラウド上にアップロードしてお届け頂く場合にご利用頂くURLとな
っておりますが、はぐONEを通した申請がお済の場合や、当月の異動事項が無い
場合は特段このURLにアクセスして頂く必要はございません。

■クラウドファイルサーバーの利用開始について
2022年4月18日㈪よりクラウドファイルサーバー（名称：DCB）を利用した各種届出の受付を開始し、はぐくみ基金宛てメール（kikinn@hagukumikikin.jp）では各種メール用フォーマットの異動届の受付が中止されています。（基金へのご連絡・お問合せはこれまで通りご利用いただけます。）
ネットワーク上の受付ボックスにアクセス頂き、各種届出をアップロードしてご提出頂けるサービスとなります。これまでの電子メール添付での授受におけるリスク（ご送信・処理漏れ・等）を改善し、安全・確実にお届けいただけるようにいたします。
※詳しくははぐくみ基金ホームページ内の「重要なお知らせ」：2022年5月9日「改正版：新しい取組みについて」をご確認下さい。
＞＞「重要なお知らせ」はこちら
※【「DirectCloud」受取フォルダのURLのお知らせ】のメール配信について
担当者登録書で頂いたメールアドレス宛に、毎月事務締切日の翌営業日に、新しい処理月用の「受取フォルダURL」を一斉配信しております。
こちらは、クラウド上にアップロードしてお届け頂く場合にご利用頂くURLとなっておりますが、はぐONEを通した申請がお済の場合や、当月の異動事項が無い場合は特段このURLにアクセスして頂く必要はございません。

■2022年11月初旬より、受電代行サービスを導入いたします
事業所数、加入者数の拡大に伴い、受電代行サービスを導入いたします。
2022年11月7日(月)以降、弊基金の代表電話番号宛にいただいたお電話は、受電代行会社を経由し、別途、基金事務局担当者から折り返しご連絡させて頂くこととなります。
近頃の受電増加による、「つながらない」を軽減するため、皆様のご理解を賜りたく、お願い申し上げます。
※状況確認を要するお問合せについては、メールでのご確認を頂けるようお願い申し上げます。
はぐくみ基金事務局の品質向上に当たり、皆様のご理解ご協力をお願い申し上げます。

■届出書類提出期限の法令順守について（法改正にむけた段階的な措置）
届出書類の提出期限について、法令順守のための段階的措置のご案内となります。
【詳しい内容はこちら】をクリックして頂き、内容を必ずお読みください。
ポイント
□「遡及処理のお願い（遅延理由書）」による遡及処理の受付を廃止
□期限を過ぎた届出書類の段階的対応について
□法令改正（提出期限）の時期について

■企業型DC実施事業所の皆様は必ずご確認下さい
2024年12月の法改正（「DC 拠出限度額の見直し」）のとおり、2022年10月までに、事業主より従業員に対し、企業型DC及び個人型DC（iDeCo）の上限金額が変更される旨を周知する必要がございます。
　＞＞詳しくはこちらをご確認ください。

あわせ、はぐくみ基金の「DB仮想掛金額」を従業員へ周知いただく必要が御座います。
　＞＞はぐくみ基金の「DB仮想掛金額」についてはこちら

上記どちらも、2022年９月中にお知らせ頂く必要がございますため、事業所様から従業員の皆様へのご周知のほど、よろしくお願いいたします。

■Q&Aチャットの新機能をご利用ください
はぐくみ基金ホームページ右下の「はぐくみに質問する」アイコンをクリックすると、よくあるご質問にお答えできる「はぐくみチャット」をご利用いただけます。
毎月、皆様から頂戴するご質問をおまとめした、便利な機能となっておりますので、是非この機会にご活用ください。

なお、フリーワード（文字を入力して質問）でのご利用の方は、恐れ入りますが単語は1つのみで検索をお願いいたします。
また、文章等の入力はお控えください。

■クラウドファイルサーバーの利用開始について
2022年4月18日（月）より、クラウドファイルサーバー（名称：DCB）を利用した各種届出の受付を開始し、　はぐくみ基金あてメール（kikin@hagukumikikin.jp）では各種電子メール用フォーマットの異動届の受付が中止されています。（基金へのご連絡・お問合せはこれまで通りご利用頂けます）
ネットワーク上の受付ボックスにアクセス頂き、各種届出をアップロードしてご提出頂けるサービスとなります。これまでの電子メール添付での授受におけるリスク（誤送信・処理漏れ・等）を改善し、安全・確実にお届けいただけるようにいたします。

※詳しくは、はぐくみ基金ホームページ内の「重要なお知らせ」をご確認下さい。
⇒「重要なお知らせ」はこちら

各事業所様に郵送で書類送付をしております。
内容をご確認いただき、ご返送の程よろしくお願い申し上げます。

■納入告知書類の送付先について

◆令和4年5月発送分より納入告知関係書類の発送先が限定されています◆

納入告知書類の送付につきましては、下述の法改正のとおり、「はぐくみ基金にご登録の適用事業所所在地」に限定させていただき、より安全性を強固にした運営をさせていただくこととなりました。　（※誤送／郵便事故防止の観点）

2022年4月1日の個人情報保護法大幅改正により、基金からの送付物及び、法人様からの送付物（届出メール含む）についても、個人情報を記載した書類の送付について、最大限の安全を考慮することが必須となりました。

簡単ではございますが、改正の概要は以下の通りです。

・個人情報保護観点における、私的年金分野（弊基金）からの個人情報を記載した送付、管理の厳格化
・メール、郵送等での事業所からの送付物については、送り主（担当者様）の特定を行うこと

今後も「安心・安全」な基金運営をするため、ご理解ご了承の程、よろしくお願いいたします。

■口座振替依頼書をご提出ください
2022年6月引落し分（5月分掛金）より、収納代行会社を現在の「第一生命カードサービス株式会社」から、「株式会社日本共同システム」に、準備が整った事業所様から順次切り替えます。これに伴い、全事業所のみなさまから「口座振替依頼書」を改めてご提出いただく必要がございます。

⇒「収納代行会社変更に伴うお手続きのお願い」はこちら

4月上旬に、該当する事業所様宛に「口座振替依頼書」を郵送しておりますのでご確認ください。なお、本年3月15日付ではぐくみ基金にご加入いただきました事業所様には、6月以降、「口座振替依頼書」をお送りいたします（本年4月以降にご加入いただきました事業所様は、既に切り替え済みですのでお届け不要です）。

⇒「口座振替用紙」はこちら

⇒「口座振替用紙記入例＆取扱い金融機関一覧」はこちら

■事業所名や所在地の変更はございませんか
事業所名や所在地が変更された場合、基金は厚生労働省に「規約変更」の届出をすることが法令で定められております。これらの変更がございましたら、忘れずに基金事務局にご一報ください。
事業所名や所在地が変更された場合は、まず日本年金機構（学校法人の場合は私学共済）にお届けいただき、日本年金機構（私学共済）から発行される「適用事業所所在地名称変更通知書（学校法人の場合は「学校法人等異動連絡書」をお受け取りください。この書類の写しを添えて、「届出事項訂正・変更届（事業所項目）」を基金事務局宛にお届けください。
※電子申請等の事情で日本年金機構から上記書類が発行されない場合は、基金事務局までご相談ください。

■【 重要 】確認書の返送について
毎月の納入告知書類に「確認書」が同封されていた際は、送付月の末日までに基金宛にご返送をお願いいたします。異動がない月には「確認書」は同封しておりません。

※確認書…取得/喪失/変更等、異動が発生した月のみ、御社より基金へお届出いただいた内容に、相違が無いかをご確認いただく為にお送りしております、極めて重要な書類でございます。（異動がない月には「確認書」は同封しておりません。）

昨今の事業所数の急拡大に伴い、内部統制強化を目的とし、今後につきましては、確認書の返送をいただけない場合、送付月翌月以降の届出処理は、確認書の到着を以って進めさせていただきます。

加入者様への円滑な給付処理のためにも、確認書が届きましたら、可及的速やかに内容をご確認いただき、事務局までご返送をお願いいたします。
ご理解、ご協力賜りますよう、宜しくお願いいたします。

■【 重要 】過去に遡ってのデータ登録・修正等の処理について
従前よりお伝えしております通り、総合型基金の管理体制における、監督官庁からの指導が非常に厳しくなってきております。
特に、過去に遡っての対応については、『確定給付企業年金法施行規則　第2章』の内容に基づいた運営を徹底する方針で指導を受けております。

　※第2章には、「事業所からの届出は、事由発生から30日以内に行うこと」と明記されております。　
今後、法令に遵じた健全な運営を行う為にも、期限を過ぎての受領は受け付ける事ができません。
各種お届出については、法令の通り、可及的速やか（30日以内）にご提出頂きますよう、懇願申し上げます。

ご理解、ご協力賜りますよう、宜しくお願いいたします。

＜ご参考＞
【確定給付企業年金法　施行規則】 
≪加入者等の得失（資格取得／資格喪失）について≫
第二章　加入者等 
（基金の加入者の資格取得の届出）
第二十二条　基金型企業年金（法第二十九条第一項に規定する基金型企業年金をいう。以下同じ）の事業主は、その使用する者が法第二十六条の規定により基金の加入者の資格を取得したときは、 三十日以内に、次に掲げる事項を基金に届け出なければならない。 
（基金の加入者の資格喪失の届出） 
第二十三条　基金型企業年金の事業主は、その使用する基金の加入者が法第二十七条の規定により加入者の資格を喪失したときは、三十日以内に次に掲げる事項を基金に届け出なければならない。

■届出書記載の注意
誤った記載の届出書のご提出が増えています。
ご記入の際に、今一度記載のルールのご確認をお願いいたします。

　＜よくある記入ミス例＞
①加入者様の基本情報の記載誤り
　・お名前の漢字の誤り　例）千恵子、千絵子
　・基礎年金番号
　・生年月日…年号の誤り、お日にちの誤り
　・性別

②資格喪失日の記載誤り
　資格喪失日の記載誤りが目立ちます。下記ルールでのご記載をお願いいたします。
　・48,49（退職）
　　　…資格喪失日は退職日の翌日
　・42（休職）
　　　…資格喪失日は休職日と同日
　・43（転出）
　　　…資格喪失日は転入先の資格取得日と同日（退職日は記載なし）
　・47（70歳到達、厚年非適用）
　　　…資格喪失日は退職・休職日と同日（定年を迎える日）

③資格取得日の記載誤り
　資格取得日ははぐくみ基金への加入日をご記載ください。
（社保の資格取得日ではありません。また、給与の支払い日とも関連性はありません）

■改姓された方の脱退一時金受取書類の書き方について
基金加入時に登録した姓から改姓された場合、一時金受取の書類は下記のいずれかにてご対応ください。

①加入時の姓でご記入いただく
②事業所様より「届出事項訂正・変更届（加入者項目）」をご提出いただき、一時金受取書類には改姓後のお名前でご記入いただく

ただしどちらの場合も、「添付いただく本人確認証と姓が一致している」必要があります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　例えば①の場合、本人確認書類で改姓後の姓しか確認できない場合にはお手続きが出来ず、必然的に②のご対応をいただくこととなりますのでご注意ください。
また②の場合、改姓による登録変更手続きのため、お支払いまで通常よりお時間をいただきますのであらかじめご了承ください。

■事業所の追加、登録情報に変更があった場合の届出・ご連絡のお願い

基金に登録している厚生年金適用事業所の名称・所在地・事業主に変更があった場合には基金宛て届出をお願いします。 　　　　　
また、新園の追加等により、適用事業所の追加がある場合には別途、加入のお手続きについてご案内しますので基金宛てに　　　　　　　　　ご連絡ください。                                                                                                                                                         

※お届けの際は、日本年金機構から発行される「適用事業所所在地名称変更通知書」または私学共済から発行される「学校法人等異動連絡書」をお送りください（写しで結構です）。

また、新園の追加等により、適用事業所の追加がある場合には、別途加入のお手続きについてご案内いたしますので、基金宛てにご連絡ください。

■資格取得届ご提出時の基礎年金番号記入のお願い

加入者資格取得届のご提出時に基礎年金番号が未記入のものがあります。法令上、基礎年金番号の登録は必須となっておりますので、
基礎年金番号が判明するまでは加入者としての登録ができません。ご注意ください。

一時金を受け取る場合の必要書類　(必要書類はこちら)